Yrityksesi jonkun toisen puhelimessa: henkilökohtaisten pikaviestimien piilevä hinta

Perjantaina myyntipäällikkö neuvottelee asiakkaan kanssa alennuksesta, lähettää sopimuksen ja sopii maksuehdoista. Maanantaina hän irtisanoutuu. Hänen työsähköpostinsa suljetaan, kulkukortti poistetaan käytöstä ja kannettava palautetaan IT-osastolle. Neuvottelut jäävät kuitenkin hänen henkilökohtaiseen pikaviestimeensä, samoin asiakkaan yhteystiedot, asiakirjat ja sopimukset, joita ei ole tallessa missään muualla. Yritys on sulkenut työntekijältä pääsyn toimistoon. Osaan liiketoiminnasta hänellä on yhä pääsy.

Tältä näyttää riski, jonka on helppo sivuuttaa niin kauan kuin kaikki toimii. Henkilökohtaiset pikaviestimet ovat käteviä ja tuttuja, ja keskustelun voi aloittaa sekunneissa. Juuri siksi työtiedot päätyvät huomaamatta paikkoihin, joissa yritys ei pysty täysin hallitsemaan niiden tallentamista, jakamista ja poistamista.

Samalla tilillä ovat rinnakkain perhekuvat, tarjoukset, palkkakeskustelut ja asiakkaiden asiakirjat. Yksi väärä vastaanottaja, ja sisäinen tiedosto on ainakin käytännössä jonkun toisen omaisuutta. Kadonnut puhelin tai kaapattu tili avaa tien työkeskusteluihin. Entinen työntekijä voi lisäksi säilyttää pääsyn keskusteluihin ja ladattuihin aineistoihin vielä lähdettyään.

Vuoto ei edellytä, että kukaan murtautuu yrityksen verkkoon. Riittää, että oikea asiakirja päätyy kerran sen ulkopuolelle.

Salaus ei yksin ratkaise ongelmaa. Se voi suojata viestit siirron aikana, mutta se ei estä lähettämästä tiedostoa väärälle henkilölle, kopioimasta sitä tai käyttämästä jo avattua tiliä. Suojattu kanava ei ole sama asia kuin hallittu yritysympäristö.

Kun työn historia on henkilökohtaisilla tileillä, liiketoimintasi on riippuvainen tilien omistajista.

• Kuka selvittää, mitä sovittiin, jos työntekijän kanssa syntyy riita?
• Miten asiakas siirretään uudelle vastuuhenkilölle?
• Mistä löytyy tarjouksen lopullinen, hyväksytty versio?
• Mitä tapahtuu, jos tili tai keskustelu poistetaan tai tarvittava henkilö lakkaa vastaamasta?

Poisto- ja palautusmahdollisuudet vaihtelevat palvelusta toiseen. Ilman yrityksen omaa arkistoa organisaatio voi kuitenkin menettää ainoan saatavillaan olevan kopion tärkeästä tiedosta.

Henkilökohtainen tili ei tee jokaisesta sen sisältämästä työasiakirjasta työntekijän henkilökohtaista omaisuutta. Vaara on muualla: yrityksellä voi olla tietoon lailliset oikeudet, mutta ei teknistä keinoa saada sitä nopeasti takaisin ja estää sen leviämistä.

Vastuu ei myöskään katoa hallinnan mukana. Jos näissä keskusteluissa käsitellään asiakkaiden tai työntekijöiden henkilötietoja, organisaation on suojattava ne asianmukaisesti ja pystyttävä osoittamaan se. Kuluttajille suunnatun pikaviestimen valinta ei sinänsä ole automaattisesti Kazakstanin lakien tai EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) rikkomus. Hallitsemattomat kopiot, tuntematon vastaanottajapiiri ja säilytyssääntöjen puuttuminen tekevät niiden vaatimusten täyttämisestä kuitenkin hyvin vaikeaa. ”Työntekijämme vain valitsivat tämän viestintätavan” ei selitä, miksi luottamuksellista tietoa päätyi kymmeniin henkilökohtaisiin tileihin.

Riippuvuudella on vielä yksi kerros: palveluntarjoajan infrastruktuuri ja lainkäyttöalue. Microsoft Teamsin, Zoomin tai Google Workspacen kaltaiset yrityspalvelut antavat yrityksille hallintatyökalut. Myös yrityskäyttöön tarkoitetun pilvipalvelun kohdalla on kuitenkin arvioitava, kuka tietoja hallitsee, kenellä on niihin tekninen pääsy ja mitä lakeja palveluntarjoajaan sovelletaan. Yhdysvaltain CLOUD Actin nojalla Yhdysvaltain lainkäyttövallan alainen palveluntarjoaja voidaan velvoittaa luovuttamaan tiettyjä hallussaan, säilytyksessään tai määräysvallassaan olevia tietoja riippumatta siitä, missä ne on tallennettu. Ulkomaisen viranomaisen pyyntö ei yksinään ole riittävä peruste henkilötietojen siirrolle. Yritykselle tämä tarkoittaa, että velvoitteiden ja lakien mahdolliset ristiriidat on selvitettävä etukäteen sen sijaan, että pääsyn ehdot selviävät vasta pyynnön saavuttua.

Yritys tarvitsee yrityspikaviestimen ennen kaikkea saadakseen työtietonsa takaisin hallintaansa

Hallitun viestintäympäristön pitäisi mahdollistaa yritystilien luominen, käyttöoikeuksien myöntäminen, pääsyn poistaminen työntekijän lähtiessä ja työhistorian säilyttäminen sovittujen sääntöjen mukaan. Valintaa tehdessä kannattaa tarkistaa, miten ratkaisu hoitaa lokituksen, varmuuskopioinnin, palautuksen ja ulkopuolisten osallistujien pääsyn. Sana ”yritys” tuotteen nimessä tai Telegramin tai WhatsAppin ”vahvistettu yritystili” -merkki ei takaa mitään näistä.

Yksi esimerkki tästä lähestymistavasta on aXtura. Alusta yhdistää viestit, puhelut, videoneuvottelut, tiedostojen jakamisen ja pääsyn sisäisiin palveluihin ympäristössä, joka otetaan käyttöön organisaation omalla infrastruktuurilla. Yritykselle tällaisen arkkitehtuurin arvo on siinä, että se voi itse päättää, missä tiedot sijaitsevat ja kenellä on niihin pääsy.

Oma palvelin ja kazakstanilainen tuote eivät silti yksinään takaa suojaa. Ratkaisevia ovat konkreettiset asetukset, sopimukset, ylläpitäjien työ, päivitykset, avainten hallinta ja tietojen käsittelyn menettelyt. Suojaus on rakennettava organisaation prosesseihin tiedon käsittelyn jokaisessa vaiheessa.

Lopuksi: oikeakin alusta on hyödytön, jos työntekijät jatkavat työskentelyä henkilökohtaisissa keskusteluissa. Siirtymä edellyttää sujuvaa mobiilikäyttöä, selkeää tapaa viestiä ulkopuolisten kanssa, koulutusta ja sääntöjä työaineistojen luovuttamisesta. Keskustelujen, puheluiden, tiedostojen ja sisäisten palveluiden pitäisi auttaa ihmisiä saamaan työnsä tehdyksi ilman, että heidän tarvitsee jatkuvasti turvautua hallitsemattomiin työkaluihin.

Ilmainen pikaviestin voi tulla yritykselle kalliiksi: kadonnut neuvotteluhistoria, paljastuneet kaupan ehdot, epäonnistunut asiakkaan siirto eikä mitään keinoa arvioida, kuinka laajalle vuoto on levinnyt.

Tilanteensa voi tarkistaa yhdellä yksinkertaisella kysymyksellä: jos avainhenkilö lähtee huomenna, säilyvätkö hänen työssään tekemänsä sopimukset yrityksellä ja pystyykö yritys jatkossa hallitsemaan, kenellä on niihin pääsy?

Jos vastaus riippuu hänen hyväntahtoisuudestaan, osa liiketoiminnastasi on jo karannut hallinnastasi.